董秘的职责是:负责公司与相关当事人及证券交易所等证券监管机构的沟通联络,负责公司股东信息的管理,协助董事、监事及其他高级管理人员了解信息披露相关法律法规;秘书制度的应用在公司治理中发挥着重要作用,制约着公司经理层的权力,保护投资者的合法权益,实现股东利益的安全。
董事会秘书(以下简称“秘书长”)是上市公司的高级管理人员,由董事会任命并对董事会负责,是上市公司与证券交易所之间的指定联络人。负责公司信息披露和投资者关系管理;对内负责股权事务管理、公司治理、股权投资、筹备董事会和股东大会,确保公司规范运作。
秘书长的职责
1.负责公司与相关方以及证券交易所和其他证券监管机构的沟通和联络;
2.负责信息披露。例如,督促公司制定并执行信息披露管理制度和重大信息内部报告制度,督促公司及相关当事人依法履行信息披露义务,并按照有关规定定期和临时向相关机构报告;负责公司信息披露相关的保密工作,制定保密措施,督促董事、监事等高级管理人员及相关知情人在信息披露前保守秘密,在内幕信息泄露时及时采取补救措施。
3.协调公司与投资者的关系,接待投资者来访,解答投资者问询,向投资者提供公司披露的信息;
4.负责公司股东会、董事会会议的筹备和文件保管工作,即按照法定程序筹备股东会、董事会会议,准备并提交相关会议文件和资料;负责保管公司股东及董事名册,持有公司股份的主要股东及董事、监事、高级管理人员信息,股东大会、董事会会议文件及纪要等。
5.参加董事会会议,做会议记录并签字;
6.负责公司股东信息的管理,如股东名册等信息。
7.协助董事、监事和其他高级管理人员了解与信息披露有关的法律、法规、规章、证券交易所和公司章程的其他规定,以及其在上市协议中承担法律责任的内容;
8.督促董事会依法行使职权;当董事会拟作出的决议违反法律、法规和公司章程时,应当提醒出席会议的董事,并邀请出席会议的监事发表意见;董事会坚持作出上述决议的,董事会秘书应当将监事及其个人的意见记入会议记录,同时向证券交易所报告。
秘书长的作用
董事会秘书制度的应用在公司治理中具有重要作用。就公司内部治理而言,董事会秘书有权广泛涉及公司内部运作程序。
公司程序性和辅助性事务的集中行使,改变了公司权力分散于单一机关或个人的不利局面,使公司董事和其他管理人员能够将更多的精力投入到公司的运营中,使公司的信息沟通和决策执行渠道更加畅通,从而提高了公司的运营效率,促进了公司的运作规范。
同时
就外部治理而言,董事会秘书作为公司机关,代表公司与公司登记机关和监管机关进行沟通,这样可以保证公司相关主体的知情权。因此,新修订的《公司法》明确确立了董事会秘书制度,改变了以往立法对董事会秘书制度规定的分散性、地方性、法律效力层级低等弊端,较旧法是一大进步。但同时也要看到法律的粗糙和简单,许多更具体的内容留待将来条件成熟时再作规定,这也符合学术探索和司法实践的规律,体现了立法者的谨慎态度。